Analista de Administración

1-Gestión y Control de Proveedores.

• Actualización de proveedores de manera transparente, verificando que los proveedores cuenten con la documentación requerida y evaluando periódicamente el desempeño de los principales proveedores.
• Actualizar la base de datos de proveedores (RUT y cuentas bancarias actualizados)
• Gestionar reembolsos por anticipos dados a proveedores y reintegros de depósitos en garantía entre otros.
• Velar por el cumplimiento de las condiciones comerciales y contractuales, realizando seguimiento a tiempos de entrega y calidad de los bienes y servicios.
• Enviar a tesorería la solicitud de fondos semanal y realizar seguimiento a facturas pendientes de aprobación, para pago a proveedores.
• Registro de las facturas de cuentas por pagar, control de provisiones y conciliación bancaria.
• Análisis y control de cuentas contables.

• Contratos y Servicios Administrativos.
• Realizar la gestión de contratos relacionados con servicios administrativos y realizar seguimiento a las fechas de inicio, vencimiento, renovación, cumplimiento de contratos.
• Controlar la documentación legal y comercial de los contratistas.
• Informar al jefe mediato sobre vencimientos, incumplimientos o riesgos contractuales.
• Gestionar servicios relacionados con vigilancia, aseo, mantenimiento, transporte, arrendamientos, servicios públicos y otros servicios administrativos.

3.Gestión Documental

• Dar cumplimiento a la adecuada organización, almacenamiento y conservación de la documentación administrativa.
• Apoyar la preparación de información para auditorías internas, externas y requerimientos de entidades
• Elaborar y mantener actualizados los expedientes del personal, entrega y devolución de implementos y/o dotación y documentación de la misma.
• Organización de las capacitaciones y eventos sociales al personal.
• Apoyar la implementación de planes de emergencia y actividades preventivas.
• Promover condiciones adecuadas de orden, limpieza y seguridad en las instalaciones.
• Informes semanales de ventas, gastos, inventarios valorizados, flujos de efectivo, desde ODOO.

• Facturación
• Generar las facturas electrónicas de venta de vehículos, repuestos, accesorios y servicios en ODOO, de acuerdo con la normatividad de la DIAN.
• Apoyar al encargado de almacén en el seguimiento a los inventarios.
• Apoyar la gestión de cartera y conciliación de pagos relacionados con facturación
• Generar reporte de ventas de motos y repuestos en Odoo para la toma de decisiones.

5.Matrícula de vehículos automotores

• Radicar y gestionar trámites ante el RUNT PRO: inscripción de vehículos, traspasos, matrículas, cancelaciones, levantamiento de prenda, entre otros.
• Verificar y actualizar información de clientes y vehículos en el sistema RUNT.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
• 3 años de experiencia
• Idiomas: Español
• Conocimientos: Compromiso, Empatía, Orientación al detalle, Trabajo bajo presión, Trabajo en equipo, Facturación, Gestión de proveedores, Google drive, Microsoft office, Planificación, Resolución, Adaptabilidad, Compromiso con la calidad
• Licencias de conducir: B1

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Compromiso

Empatía

Orientación al detalle

Trabajo bajo presión

Trabajo en equipo

Facturación

Gestión de proveedores

Google drive

Microsoft office

Planificación

Resolución

Adaptabilidad

Compromiso con la calidad

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