ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - REGIÃO DO BUTANTÃ

Prestar suporte às rotinas administrativas do setor, organizando documentos, registros, informações, comunicações (internas e externas), controles e demandas administrativas conforme procedimentos institucionais e orientação da gestão, para contribuir com a eficiência dos fluxos internos, a rastreabilidade das informações e o adequado funcionamento das atividades da unidade.Responsabilidades e atribuiçõesAtender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos. Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos.Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões.Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor.Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor.Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade. Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais.Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor. Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais.Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais.Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos. Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida. Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades d