Facilities Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way .

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Coordinar y supervisar las operaciones de proveedores de bienes y/o servicios, asegurando la entrega eficiente de dichos bienes y/o servicios. Actuar como punto de contacto operativo entre JLL, proveedores y el cliente, garantizando el cumplimiento de estándares de calidad, políticas de salud, seguridad y medio ambiente, objetivos de nivel de servicio (SLA), así como; el control de presupuesto previamente asignado, aplicando en todo momento las políticas financieras y de proveeduría de JLL.

Responsabilidades Principales

Gestión de Proveedores

• Generar junto al Facilities Manager los alcances de cada uno de los proveedores de bienes y/o servicios.
• Solicitar cotizaciones a los proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en el alcance previamente definido con el Facilities Manager.
• Evaluar y negociar alcance técnico y comercial de las cotizaciones de proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en las necesidades del cliente y JLL.
• Generar órdenes de compra con las mejores propuestas técnicas y comerciales de proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en las necesidades del cliente y JLL.
• Supervisar el desempeño de proveedores de bienes y/o servicios, verificando cumplimiento de contratos y estándares de calidad.
• Coordinar la programación de actividades y/o entregas junto al Facilities Manager para minimizar impacto en operaciones del cliente.
• Validar facturas y documentación de servicios y entregas antes de su procesamiento, evitar el pago a proveedores sin evidencias y/o respaldo del servicio (reportes técnicos debidamente firmados) y/o entrega (remisiones o ingresos en almacén debidamente firmados).

Coordinación Operativa

• Supervisar las operaciones desarrolladas por los proveedores de bienes y/o servicios (mantenimiento preventivo y/o correctivo, construcción y/o instalaciones, servicios generales, suministro de materiales, refacciones e insumos, así como cualquier actividad desarrollada por los mismos.)
• Coordinar operación con proveedores externos y equipos internos, asegurando la entrega continua y eficiente de bienes y/o servicios.
• Realizar inspecciones regulares con los proveedores de bienes y/o servicios para identificar áreas de oportunidad o mejoras.

Atención al Cliente

• Servir en combinación con el Facilities Manager, como punto de contacto para solicitudes de bienes y/o servicios del cliente.
• Responder de manera oportuna a solicitudes y quejas del Facilities Manager y/o cliente, asegurando resolución efectiva.
• Mantener comunicación proactiva con Facilities Manager y/o cliente sobre actividades y/o entregas de los proveedores de bienes y/o servicios.

Salud, Seguridad y Medio Ambiente

• Hacer cumplir a los proveedores de bienes y/o servicios las políticas de salud, seguridad y medio ambiente de JLL y el cliente.
• Realizar inspecciones de salud, seguridad y medio ambiente junto al proveedor.
• Verificar a través de inspecciones que los proveedores de bienes y/o servicios cumplan con las políticas de salud, seguridad y medio ambiente de JLL y el cliente
• Verificar que los proveedores de bienes y/o servicios cumplan con toda la documentación solicitada por JLL y el cliente, conformando carpeta de Salud, Seguridad y Medio Ambiente Proveedor, obteniendo credencia