Recepcionista Administrativo

Experiencia en las diferentes actividades:

Recibir, atender y canalizar de manera cordial y profesional a visitantes, proveedores, candidatos y colaboradores que acudan a las instalaciones.

Gestionar el conmutador y los canales de comunicación asignados, canalizando llamadas, mensajes y solicitudes a las áreas correspondientes.

Controlar el acceso de visitantes mediante el registro, validación y seguimiento de los procedimientos establecidos de ingreso y salida.

Coordinar la recepción, clasificación y distribución de correspondencia, mensajería, paquetería y documentación interna y externa.

Mantener actualizados los registros administrativos, directorios, bitácoras y controles documentales relacionados con la operación de recepción.

Brindar apoyo administrativo a las diferentes áreas mediante la elaboración, captura, organización y resguardo de información y documentación.

Gestionar oportunamente las solicitudes de papelería, cafetería, artículos de oficina y material de limpieza requeridos en las instalaciones, realizando el seguimiento correspondiente para garantizar su disponibilidad y abastecimiento.

Llevar el control de inventarios básicos de insumos administrativos y de limpieza, reportando necesidades de reposición conforme a los niveles establecidos.

Coordinar la entrega y recepción de documentos, formatos y materiales entre áreas internas cuando sea requerido a usuarios.

Apoyar en la organización logística de eventos internos, reuniones corporativas y actividades institucionales, conforme a las necesidades de la operación.

Dar seguimiento a requerimientos administrativos y adquisiciones relacionados con proveedores de servicios generales, notificando incidencias o necesidades detectadas.

Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte terrestre para colaboradores autorizados, de acuerdo con las políticas y lineamientos internos.

Dar seguimiento a modificaciones, cancelaciones o requerimientos relacionados con viajes corporativos, asegurando la correcta coordinación de los servicios contratados.

Integrar y revisar la documentación soporte para solicitudes y comprobaciones de viáticos, verificando el cumplimiento de los lineamientos establecidos antes de su envío para validación.

Recabar, validar y dar seguimiento a facturas relacionadas con viajes, gastos administrativos y servicios corporativos, asegurando la integración completa de la documentación requerida.

Elaborar reportes, controles y estadísticas administrativas que le sean solicitadas por su jefe inmediato.

Mantener el área de recepción en condiciones óptimas de orden, presentación y funcionamiento, asegurando una imagen profesional de la organización.

Asegurar cumplimiento de protocolos de ingreso y recepción de notificaciones por agentes externos y/o entidades gubernamentales.

Búsqueda y actualización de convenios en los diferentes servicios.

Cumplir con las políticas, procedimientos, lineamientos internos y disposiciones de seguridad aplicables a su puesto.

Elaboración documental para el buen funcionamiento del área.

Requerimientos

• Educación mínima: Educación media superior - Bachillerato Tecnológico
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 25 y 55 años