Secretária Executiva :: Araruama e/ou Rio de Janeiro

CONEXÃO TALENTO BUSCA PARA SEU CLIENTE : Assessora Executiva / Secretária ExecutivaNosso cliente é aJB4INFO que busca uma Assessora Executiva para atuar diretamente no suporte aos sócios da empresa, com maior proximidade da CEO, contribuindo para a organização, execução e otimização da rotina executiva e administrativa.Buscamos uma profissional altamente organizada, confiável, discreta, proativa e executora, que tenha capacidade de antecipar necessidades, acompanhar compromissos e prazos, organizar informações e garantir que as decisões e demandas sejam efetivamente transformadas em ações.Mais do que administrar agendas, essa profissional terá um papel estratégico na proteção da agenda dos executivos, acompanhamento de decisões, cobrança de responsáveis e antecipação de problemas, permitindo que os sócios concentrem seus esforços nas atividades de maior impacto para o negócio.É fundamental que seja uma pessoa com senso de dono, boa comunicação, maturidade profissional e capacidade de construir uma relação próxima e de confiança com os executivos.

Responsabilidades e atribuiçõesAssessoria aos sóciosAtuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas.Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades.Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados.Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades.Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa.Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios.Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências.Gestão de reuniões e acompanhamento de decisõesOrganizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos.Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões.Participar de reuniões quando necessário.Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos.Acompanhar a execução das decisões tomadas.Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa.Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão.Gestão administrativaOrganizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes.Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas.Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais.Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas.Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório.Interagir com fornecedores e prestadores de serviços.Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais.Viagens e logísticaPlanejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas.Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens.Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada.Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário.Suporte pessoal aos executivosApoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina.Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas.Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros.Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais.

Requisitos e qualificaçõesExperiência comprovada como Secretária Executiva, Assessora Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares.Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.Experiência com gestão de agendas e suporte direto a executivos.Experiência com organização de reuniões, atas, documentos e acompanhamento de pendências.Domínio do Pacote Office, especialmente Word, Excel e PowerPoint.Familiaridade com fe