Secretária Executiva Pessoal e Administrativa

Buscamos uma pessoa extremamente organizada, ágil e antecipatória, que atue como braço direito da liderança na gestão da rotina profissional, pessoal e administrativa. Alguém que tenha senso de prioridade, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhar múltiplas demandas ao mesmo tempo, garantindo que compromissos, viagens, solicitações e pendências estejam sempre sob controle.

É essencial ter um perfil resolutivo e de confiança, que não espere ser cobrado para agir, antecipe riscos e necessidades e mantenha a liderança informada sobre o andamento das demandas. Procuramos também alguém com discrição, maturidade, flexibilidade e jogo de cintura para lidar com mudanças de última hora e uma rotina dinâmica e de alta exigência.

Responsabilidades e atribuiçõesAgenda e compromissos

Organizar, atualizar e controlar agenda profissional e pessoal, com visibilidade total de compromissos do dia, da semana e das semanas seguintes

Marcar, confirmar, reagendar e cancelar reuniões, consultas, viagens e compromissos pessoais, sem margem para erro de data, horário, endereço, link ou fuso

Verificar conflitos de agenda e calcular tempo de deslocamento

Enviar diariamente a agenda do dia seguinte, com tudo o que exige preparação prévia

Confirmar presença própria e de participantes; entrar antecipadamente em reuniões online para checar acesso e funcionamento

Viagens e compromissos pessoais

Organizar viagens nacionais e internacionais: passagens, hospedagem, traslados, motoristas, documentos e roteiro completo

Conferir documentação de viagem (passaporte, vistos, autorizações) com antecedência

Agendar compromissos pessoais (cabelo, maquiagem, consultas, exames) e antecipar necessidades de preparação (roupa, presente, motorista, materiais)

Organizar reservas, compras, presentes e envios (transportadora, Correios, motoboy), acompanhando até a confirmação de recebimento

Gestão administrativa e de solicitações

Centralizar solicitações recebidas por WhatsApp, e-mail e equipe, direcionando corretamente

Manter controle atualizado de cada solicitação: data, prazo, status e próximo passo

Reportar proativamente o andamento das demandas, sem necessidade de cobrança repetida

Controlar documentos, comprovantes, notas fiscais e reembolsos

Manter arquivos, pastas e informações organizados com segurança e discrição

Enviar resumos objetivos de atividades concluídas, pendências e assuntos que exigem atenção da liderançaRequisitos e qualificaçõesPerfil desejado:

Extremamente organizada, com atenção absoluta a detalhes;

Proatividade e visão antecipatória: identifica riscos de atraso ou conflito antes que aconteçam;

Agilidade para administrar alto volume de pessoas, mensagens e compromissos simultâneos;

Discrição e confiabilidade no trato com informações pessoais, profissionais e estratégicas;

Postura profissional e comunicação clara;

Flexibilidade para mudanças de última hora e disponibilidade fora do horário tradicional quando necessário;

Maturidade emocional e resiliência para atuar em ritmo intenso, com feedbacks diretos e alto padrão de exigência;

Requisitos:

Experiência prévia como secretária executiva, assistente pessoal ou função administrativa de alta confidencialidade;

Domínio de ferramentas de agenda, organização e comunicação (Google Workspace, WhatsApp Business, planilhas);

Disponibilidade para viagens e rotina com flexibilidade de horário;Informações adicionaisRegime de contratação: Pessoa Jurídica (PJ);Remuneração: Entre R$4.000,00 e R$5.000,00