Secretário(a)

TozziniFreire é um escritório full-service com atuação em 55 áreas do Direito Empresarial. Nosso compromisso com a integridade, a responsabilidade social, a diversidade e a inclusão estão expresso em nossa missão e é reforçado diariamente em nosso desempenho. TozziniFreire preza pela diversidade e inclusão em seu ambiente de trabalho. Possuímos políticas afirmativas na busca de contratação, inclusão e desenvolvimento de carreira de pessoas plurais, assim esta vaga está direcionada para pessoas com deficiência.Responsabilidades e atribuiçõesAssessorar os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Controlar documentos e correspondências. Atender clientes externos e internos, organizar eventos e viagens.Manter-se informado(a) quanto aos procedimentos das áreas de apoio; Analisar e validar documentações antes de encaminhar aos responsáveis;Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes;Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby;Controlar e identificar débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas de despesa junto à equipe;Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos, principalmente aqueles que envolvem questões com prazo e/ou assuntos mais complexos.Organizar reuniões internas e comemorações de equipe, providenciando a estrutura necessária e utilizando os serviços de apoio no que se refere à recepção, copa, manutenção, manobrista, fax, cópias, encadernações, digitalização, informática, paralegal e telefonia;Formatar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações;Organizar e controlar os contratos e documentos da equipe/escritório e recebidas pelo cliente;Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc; Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.Auxiliar a equipe no processamento das notas de honorários e revisar e acompanhar as notas de despesas do caso sob responsabilidade do sócio encaminhado pelo Contas a Receber, recorrendo aos advogados em caso de dúvidas, liberando-as para cobrança.Requisitos e qualificaçõesEnsino Superior em Secretariado ou técnico em Secretariado com registro no SRTE.Boa comunicação, organização e planejamento.